众所周知，外贸函电是国际商务活动中重要的交流工具之一。本研究试图用“精益生产理论”的基本思想来指导其在国际贸易活动中的运作，以提高外贸函电的交际功能。
1.及时回应。
外贸函电以其快捷、方便的特点被广泛应用于商务交流中。因此，每当你收到贸易伙伴的来信时，你应该及时回复，并感谢对方的来信。如果对方没有在适当的时间内收到回复，可能会认为你不重视他的业务，从而影响双方的业务关系。
根据调查，当客户在五个小时内收到邮件回复时，他们会觉得对方重视他们之间的合作和这笔交易。如果10小时内收到邮件回复，你会认为对方可能重视客户；24小时内收到邮件回复，表示客户没有被对方遗忘；48小时后收到邮件回复，表示客户对对方无关紧要；如果邮件在72小时后没有回复，潜在客户将会流失。
2.内容适中，主题鲜明突出。
添加电子邮件的主题是电子邮件和传统信件的主要区别。信息发送者在主题栏中用几句简短的话概括了整个电子邮件的内容，便于收件人权衡电子邮件的优先级，然后分别处理。一般来说，一封电子邮件中只有一个主题，应该概述主题。不要使用模棱两可的标题，这样收件人就可以一目了然地看到整个电子邮件的主要内容。
3.结构清晰明了。
写信人要把信的要点解释清楚，每个观点都要放在一个独立自然的段落里，每个理由都要解释清楚，这样整封信才能形成一个有机的整体，脉络清晰，观点明确，更容易让收信人理解信的确切含义。因为商务工作者通常每天都要阅读大量的信函文件，所以信函必须简明扼要。不要犹豫，丢弃不符合主题或不利于信件目的的内容。因为这些内容不仅有助于沟通顺畅，还会迷惑观众，甚至引起接受者的反感。
4.回复完整有序。
贸易伙伴的来信不仅要及时回复，而且要完整。比如在客户询价中，明确要求你报价，并提供产品参数、参考、价格、相关条款等。然后，回信应该包含所有需要的信息。如果不能提供，就要说明为什么不能提供，说明什么时候可以提供。此外，如果你伴侣的信中提到了一些私人的事情，你也应该在回复中提到，这将有助于你与你的贸易伙伴建立友谊的桥梁。
