有效的变革管理不仅涉及将新流程强加给团队，还包括让团队采用新的思维方式，从而使持续的流程改进成为常态。用于将这种新理念嵌入组织心理的框架之一是PDCA ，通常称为（在精益生产中）Kaizen。PDCA 是一种解决问题和持续改进的系统方法。
该计划包括四个阶段：计划、执行、检查和行动，并进一步细分为 12 个步骤：
1. 选择项目
2. 解释原因
3. 设定目标
4. 准备行动计划
5. 收集数据
6. 分析事实
7. 制定解决方案
8. 测试解决方案
9. 确保目标得到满足
10. 实施解决方案
11. 监控解决方案
12 .连续的提高
在组织内部，一种常见但没有成效的运作方式依赖于损害限制来扑灭隐喻之火。此外，它通常没有重点，无法有效地寻找解决方案，也没有衡量成功程度的综合系统。
Kaizen寻求通过以下方式改进这种通用方法：
采用结构化方法来定义问题
优先考虑计划时间
招募最合适的人来监督挑战
测试和监控完全优化的系统。
结构化的改善方法从项目选择开始。在这里，变革推动者必须能够识别表明标准低于标准的标志。然后必须制定一个客观的问题陈述，并孤立地陈述事实，而在此阶段不尝试寻找解决方案。
然后设定SMART目标以实现所需的转变。例如，SMART目标可能是在 2 个月内将生产线上的错误数量从 80% 减少到 95%。
目标设定后，流程操作员可以制定包含目标的行动计划。在这样做的过程中，操作员接受了指导，以澄清他们自己对项目存在理由的理解。通过指导，还有助于澄清谁需要参与、需要收集哪些数据、每个步骤的时间表以及如何提供任务反馈。这种制定计划的个人责任旨在让运营商有一种主人翁意识，并更好地参与项目。
下一步将是启动项目并开始收集数据。可以从车间参观、访谈、客户退货数据、风险评估、检查表或机器历史记录中收集数据。使用正确的工具来定义问题很重要，否则，无法以适当的解决方案查找相关的形式收集数据。收集的数据可以表示为检查表、直方图或散点图、控制图、流程图、因果分析或帕累托分析。
一旦收集并分析了数据，就会使用小组头脑风暴来找出问题的可能根本原因。然后使用5WHY方法对这些进行优先排序和分析。该程序的最终目的是制定对策，这是防止问题再次出现的永久解决方案。
必须优先考虑和测试已经制定的对策。任何对策的成功都被认为与实现未来目标的程度成正比。如果达到目标，则采取对策。如果他们还没有，那么将有必要进一步试验新的对策。已证明成功的对策被采纳为标准程序，然后将围绕这些对策的培训需求作为优先事项。在此阶段，必须通知团队并更新操作表。
一旦采取了对策，就必须继续进行测量，以查看可以进行哪些进一步的改进，并重复该循环以完善改进。因此，持续改进的改善循环永无止境。
