现在让我们来看看如何成为一名优秀的时间管理者。很多时候，一个最大的问题挑战着我们，那就是我们经常被突如其来的工作任务打扰。我会分析我们拖延的原因，以及一些减少拖延危害的方法；其次，我们分析如何高效地管理工作空间，如计算机和办公室；最后，我们讨论如何节省时间的使用设备，使我们的生活方便，如电话。拖延症经常发生在我们的生活中，因为人们对开始和结束一项具体的工作感到焦虑，或者对自己的计划不自信。拖延症在西方社会也被称为“时间盗窃”。事实上，我们都不同程度地经历过拖延症状，有些人甚至已经发展成为强迫性拖延心理疾病。所以要明白，偶尔拖延是正常的。但问题依然存在，需要制定对策。
我们拖延不外以下几点:
1.我这次的工作太难了，我缺乏信心；
2.我担心我做不好这个任务别人会否定我；
3.我没有培养出及时应对这项任务的能力；
4.时间确实很紧迫，任务日期也不明确。
用我自己的例子。我做销售的时候，从来不会花太多时间在那些对我反应冷淡的客户身上。长期的经验告诉我，越是冷漠的客户，越有可能拒绝我的推广。当我遇到一个友好且愿意的顾客时，我知道他值得我付出时间。不过，这个时候，我会让他们端着一杯咖啡等着。我利用这段时间去了主管那边。“听着，我有几个潜在的客户。那明天的报道就可以……”。这个时候，我需要确定允许我推迟一些时间。当然，很多时候我不是只有一个报告，而是很多任务交织在一起。对于一个业务员来说，与其理清头绪，不如马上开始工作。我相信线索会在工作中浮出水面。但是不管有多少任务，我都会把我的核心目标列在一个清单上，上面有我的合作伙伴和潜在客户。
那么如何应对拖延症呢？首先，把你面临的所有任务列一个清单。然后仔细阅读列表，标出任务完成的顺序。其次，也是最重要的，计算好每项任务的时间段，切记不要太紧，要给自己留有自由时间，因为你可能会提前或超出预定时间完成任务。最后很多人都忽略了。完成所有任务后，他们反馈了这个时间表。有一次按计划下午4点到5点和经纪人开会。原来经纪公司4点下班。对于这种不寻常的情况，我会反馈到这个时间计划，以避免将来犯同样的错误。掌握了这些，就是掌握了时间管理技巧的精髓。
有时候，我们面对的是一个庞大的项目，而不是几个任务。这时候就要尽量把它分成一系列的小任务。在我们无法理清这些任务顺序的情况下，我建议先做那些需要时间少的任务。当我们在短时间内同时完成几项任务时，会感到心理上的安慰。管理时间没有捷径。选择适合自己的路才是关键。但是你一定不能忽视这几点:1。有计划；2.先学会一次做一件事；3.重要的任务需要快速清晰；4.不要对自己太苛刻。你不会每次都管理好自己的时间，因为有时候时间不在你的掌握之中。你的时间可能会受到各种因素的影响，比如你的监控状态，家人，朋友，亲人。
良好的工作空间管理可以在很大程度上解决拖延症。在办公室，管理纸质信息和电子信息的原理基本相似。首先要观察信息使用的频率。比如很多人会把常用的网站存放在一个文件里。其次，要观察信息的使用时间。我会根据这项工作的需要，未来几天的需要，未来可能的需要，把资料分成三档。该方法可分别用于处理纸质信息和电子信息。当然，你还需要一个大的文件篮来整理纸质资料，比如数据表格、银行对账单、保险单等。据观察，能有效管理时间的人有一张干净的桌子。他们会对纸质资料进行分类，这样就可以清晰地显示在有分区的文件篮里。整洁的办公空间可以方便你的工作，让你更轻松地完成任务。包括帮你集中注意力，你还会在脏乱的办公空间工作吗？
电话可以浪费大量时间，也可以节省大量时间，这取决于使用电话的技巧。当你的来电已经威胁到你的工作，而你又没有软件过滤掉它们时，这里有几个方法你可以试试。使用电子语音留言功能(如果实在不想被打扰的话)；在参加会议或会见重要人物之前，关掉手机；尽量同时放办公室电话，避免分心。当你接到一个话很多的人的电话，特别是那个人是你的客户。你可以礼貌地说:“我十分钟后有个会议。请现在告诉我问题，看我今天能不能帮你解决。”我相信他会言归正传，放弃不必要的无聊的谈话。但是你一定不能表现出你对他的内容感到厌烦。最好礼貌而坚定地说出原因，让你从电话聊天中回到繁忙的工作中。
最后，我想给我们的领导者补充一些决策技巧。很多时候，我发现领导拖延任务并不是因为下属没有按时交付成果。而是因为他们不能及时做出决定。我建议问自己这些问题:
1.我有足够的信息做出正确的决定吗？
2.我有几个策略可供选择；
3.是否有任何挑选候选人的策略会对我的团队产生负面影响；
4.最终的策略是否符合我的团队技能。
我想解释一下第四个问题。领导做的很多决策都是理论性的，利益驱动的。团队决策往往依赖于数据、先例和利益，但这些不足以证明决策的可行性。我看过很多可行性报告，大部分都忽略了对团队的技能评估，即我所在团队的现有技能是否能胜任我所做的决策。以上四个问题是最值得研究但有时会被忽略的，建议多花点时间在上面。这样不仅可以提高效率，还可以增加决策的可行性。
